Графический элемент Согласование используется для построения маршрутов движения документов. Он размещается на том отрезке процесса, где сотрудник, например, руководитель, должен утвердить или отклонить документ. QuickBPM автоматически назначит задачу рассмотреть документ, а также создаст лист согласования, в который запишется имя руководителя и его резолюция.
Подсказка: помимо документов, на согласование можно отправлять элементы приложения и файлы.
Как настроить согласование
Все настройки выполняются на 3 вкладках: Основное, Время выполнения и Переходы. Вы можете определить тип и логику согласования, указать название задачи, установить крайний срок, и т.д.
Нажмите два раза на элемент на схеме процесса, чтобы открыть окно с настройками.
Убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект согласования.
Вкладка Основное
На вкладке Основное представлена общая информация о задаче согласования:
-
Название*– введите текст, который будет отображаться на схеме процесса. Рекомендуем давать краткое и емкое название, чтобы процесс легко читался.
-
Название задачи* – текст, введённый в этом поле, исполнитель увидит в списке задач или на карточке задачи. Вы можете добавить в название контекстные переменные, чтобы создать более детальное описание. Для этого нажмите на значок + в правом углу поля.
-
Что отправляем на согласование* – укажите контекстную переменную, ссылающуюся на файл или приложение.
-
Тип согласования – эта настройка появляется только в тех случаях, когда в качестве исполнителя в зоне ответственности выбраны группа пользователей или отдел. Задача будет назначаться всем сотрудникам, входящим в группу или отдел, однако дальнейшее поведение системы будет зависеть от настроек переходов и выбранной опции:
-
Параллельное – задача согласования будет поставлена одновременно всем исполнителям, указанным в зоне ответственности. В зависимости от настроек переходов, QuickBPM либо будет ожидать, пока каждый исполнитель рассмотрит документ, либо процесс перейдет к следующему шагу, как только один из сотрудников, ответственных за выполнение задачи, утвердит или отклонит документ.
-
Последовательное– задача согласования будет последовательно назначаться сначала одному сотруднику, указанному в качестве исполнителя в зоне ответственности, а затем другому. Процесс перейдет к следующему шагу после того, как все сотрудники выполнят задачу. С помощью настроек переходов можно определить поведение системы, если кто-то из согласующих отклонит документ.
Обратите внимание, для динамической зоны ответственности задачи назначаются в той последовательности, в которой заполнялась переменная, хранящая исполнителей. Для статической зоны ответственности последовательность определяется случайным образом.
-
Оставлять только фактических участников – эта настройка позволяет скрывать из листа согласования тех сотрудников, которым была назначена задача согласования, но они не вынесли своей резолюции.
Приведем несколько примеров, чтобы нагляднее объяснить, в каких случаях используется тот или иной тип согласования.
Предположим, что процесс согласования в компании выстроен таким образом, что договор отправляется на рассмотрение бухгалтеру, юристу, экономисту и сотруднику службы безопасности. Нам важно, чтобы работа над договором не затягивалась и резолюция была вынесена как можно скорее, поэтому задача согласования должна приходить всем обозначенным сотрудникам одновременно. При этом, нужно дождаться решения каждого из них, прежде чем отправить договор далее по маршруту. Если вы выберете опцию Параллельное согласование, а в настройках переходов установите процент согласования равным 100, то все сотрудники получат задачу Согласовать договор, и пока каждый из них не завершит работу, процесс не двинется дальше.
Рассмотрим работу юридического отдела. Любой сотрудник может проверить содержание договора на соответствие нормам закона и спрогнозировать правовые последствия заявленных условий. Не имеет значения, кто именно будет заниматься согласованием, существенно лишь, чтобы задача была выполнена максимально быстро. В этом случае нужно воспользоваться опцией Параллельное согласование, но при этом в настройках переходов установить процент согласования и отказов больше нуля. Задача придет каждому сотруднику юридического отдела, и тот, кто менее загружен в данный момент, сможет сразу приступить к выполнению. Как только QuickBPM получит подтверждение, что резолюция вынесена (для этого нужно нажать на кнопку Согласовано или Отклонено в карточке задачи), система отменит задачу для других сотрудников. Подробнее о настройках переходов можно почитать ниже.
Предположим, нам необходимо, чтобы несколько руководителей прочитали и утвердили отчет, прежде чем процесс продолжится. Если вы выберете опцию Последовательное согласование, то система назначит задачу рассмотрения сначала одному руководителю, а после того, как он утвердит отчет, – другому. В настройках перехода вы можете указать, каким образом поступить, если кто-то из согласующих отклонит отчет.
Вкладка "Время выполнения"
На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдет, если в указанное время задача не будет завершена.
Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:
- Точное время – укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учетом настройки рабочего календаря;
Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле.
- Переменная –иногда бывает важно закончить согласование до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда он должен дать обратную связь клиенту. К этому дню все согласующие уже должны вынести резолюцию по документу. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа дата/время.
Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить согласование к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.
В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.
В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить согласование до установленного времени.
QuickBPM автоматически выберет указанный переход, если установленное время истечет, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.
Это поможет вовремя отреагировать на ситуацию и принять необходимые меры.
Вкладка "Переходы"
На этой вкладке вы можете задать условия, при которых процесс пойдет по тому или иному переходу и, тем самым, определить логику согласования. Кроме того, здесь вы должны указать переход по умолчанию. Это нужно, чтобы не допустить возникновения узкого места. Если ни одно из заданных условий не выполнится, процесс все равно продолжится, выполнив переход по умолчанию.
Обратите внимание, независимо от того, сколько переходов на схеме процесса у графического элемента Согласование, на карточке задачи согласования всегда отображаются только две кнопки: Согласовать и Отказать.
Чтобы открыть окно с настройками перехода, нажмите на его название.
Вкладка основное
-
Название– мы рекомендуем давать короткое и понятное название, так как оно будет отображаться на схеме процесса;
-
Описание– в этом поле введите описание перехода.
Вкладка условия перехода
-
Связка– это логическая операция, которая используется для проверки нескольких условий. Если результат проверки Истина, то процесс продолжается по данному переходу:
- И– результат Истина, если выполняются оба условия;
- ИЛИ– результат Истина, если выполняется хотя бы одно условие;
- И НЕ– результат Истина, если хотя бы одно условие не выполнено;
- ИЛИ НЕ– результат Истина, если оба условия не выполнены.
Обратите внимание, что условия проверяются в том порядке, в котором они перечислены в настройках перехода.
-
Операнд 1, 2 – в этом поле вы указываете переменную из контекста процесса или определенное значение, например, процент согласования или процент отказов.
-
Операция – здесь задается оператор сравнения для проверки конкретного условия.
Для задач согласования, размещенных в зоне ответственности с несколькими исполнителями, условия перехода проверяются каждый раз, когда кто-то из них завершает задачу.
Для наглядности рассмотрим настройку переходов на примере маршрута согласования договора.
Ниже перечислены все шаги процесса и их исполнители:
- инициатор подготавливает договор и отправляет его на согласование;
- договор попадает в юридический отдел, где любой сотрудник может изучить его и либо отправить на доработку, либо согласовать;
- после проверки юристом договор отправляется на согласование руководителю отдела продаж;
- если документ необходимо доработать, инициатору придет задача внести правки, а затем договор будет отправлен на повторное рассмотрение согласующим;
- если документ согласован, то инициатор организует встречу с заказчиком, и стороны подпишут договор.
- если сотрудники юридического отдела не рассмотрят документ в установленный срок, генеральному директору будет назначена задача контролировать согласование.
Как видно из схемы, в процессе согласование происходит в два этапа. При этом логика согласования в первом и во втором случае различается. Поэтому исходящие переходы для этих элементов будут настраиваться по-разному.
У первой задачи Согласовать договор есть четыре исходящих перехода:
-
Согласовано,
-
Отклонено,
-
Переход по умолчанию без названия,
-
Контролировать согласование (на схеме изображается со значком часов).
Мы выбрали опцию параллельное исполнение. Это значит, что документ придет на согласование всем юристам одновременно. При этом мы хотим настроить согласование таким образом, чтобы как только кто-то из сотрудников вынесет резолюцию, задача снималась бы со всех остальных исполнителей. Такое поведение системы задается при помощи настроек переходов.
-
Переход Согласовано. Для начала настроим переход Согласовано. Если в условиях перехода мы укажем процент согласования > 0, то как только кто-то нажмет Согласовать, система отменит задачу для всех остальных согласующих, и процесс перейдет к следующему шагу (Согласование с руководителем отдела продаж).
-
Переход Отклонено. Аналогичным образом настраивается переход Отклонено (процент отказов >0). Если кто-то из юристов посчитает, что текст договора недостаточно проработан или не соответствует требованиям законодательства, он откажет в согласовании. После этого инициатору придет задача Корректировать договор, а задача согласования будет отменена для других юристов. Вот как выглядят настройки перехода:
-
Переход по умолчанию. Помимо переходов Согласовано и Отклонено, у задачи есть переход по умолчанию. На схеме он изображается как стрелка с косой линией. Он добавлен для того, чтобы процесс мог продолжаться дальше, даже если ни одно из условий не будет выполнено. Для переходов по умолчанию нельзя задавать условия.
-
Переход Контролировать Согласование. Четвертый исходящий переход изображен со значком часов. Это означает, что если исполнитель не успеет вынести резолюцию в срок, процесс продолжится по этому переходу, и система назначит генеральному директору задачу контролировать согласование. Такая настройка выполняется на вкладке Время выполнения.
Вторая задача Согласовать договор расположена в зоне ответственности с одним исполнителем. Это значит, что к ней не применяется настройка параллельное или последовательное согласование.
Для перехода Согласовано установлено условие Процент согласования > 0. Таким образом, процесс сможет пойти по этой ветке только в том случае, если руководитель утвердит документ. Переход Отклонено будет являться переходом по умолчанию.
Лист согласования
Как только задача согласования назначается исполнителям, на карточке документа создается лист согласования. Он содержит информацию о согласующих, их резолюциях и дате и времени согласования.
До тех пор, сотрудник не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.
По завершению процесса согласования документа/элемента приложения, на карточке вы увидите окончательную резолюцию.
Если в документ вносятся какие-либо изменения, например, корректируется содержание, то лист согласования уходит в архив. Вы всегда можете посмотреть архивные листы, нажав на соответствующую ссылку на панели справа от документа. Обратите внимание, что в случае смены статуса документа, лист согласования в архив не уходит.
При необходимости лист согласования можно выгрузить в виде файла xls. Для этого откройте архив листов и нажмите на кнопку выгрузки справа от резолюции.
В дальнейшем выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной
копии документа. В листе приводится название документа, перечислены согласующие
их и резолюции, указаны даты принятия решения и комментарии.
Комментарии